Eine neue Software ist zwar schnell zugelegt, aber es braucht mehr als nur eine schnelle Anschaffung. Die neu georderte Software muss fachgerecht implementiert und darüber hinaus auch in der Belegschaft einsatzbereit gemacht werden. Welche Hürden es bei der Etablierung eines neuen Systems gibt und welche weiteren Tipps nützlich sind, kann hier nachgelesen werden!
Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden und lediglich einem Standort sind im Systemwechsel und einer Softwareintegration sehr effizient und benötigen kaum Zeit, um das Kerngeschäft darauf einzustellen. Je größer ein Unternehmen ist, desto umfangreicher muss die Planung ausfallen.
Wozu wird eine neue Software gekauft?
Den Software-Markt nach einer alternativen IT-Lösung zu beobachten, ist eine sinnvolle Idee. Gerade bei nicht mehr gewarteter Software oder sich verändernden Aufgabenbereichen und -größen ergibt ein Systemwechsel Sinn. Prozesse im Unternehmen sollen nämlich stark und flüssig verlaufen. Nutzen verschiedene Standorte unterschiedliche Systeme, schafft ein Wechsel auf ein einheitliches System mehr Transparenz und eine bessere Zusammenarbeit der verschiedenen Standorte. Ein Systemwechsel geht in der Regel auch mit aktuelleren Technologien einher und ermöglicht Prozessvereinfachungen. Dabei kann zum Beispiel mit GeoFencing Prozesse automatisiert werden.
Altdaten: Sichten - Organisieren – Aussortieren
Vergessen werden sollte nicht der Aufwand, der hinter diesem Vorhaben steht. Alle Daten in ein neues System zu übernehmen ist oftmals gar nicht nötig. Klar, Stammdaten sollten sicherlich übernommen werden. Aber gibt es vielleicht Karteileichen, welche weder einen Nutzen haben noch Aufmerksamkeit bekommen? Lean Management ist der passende Begriff dafür. Zeit, Arbeitskräfte und Nerven auf etwas einzusetzen, was keinen Mehrwert bietet, lohnt prinzipiell einfach nicht. Werden Daten für einen Systemwechsel vorbereitet, dann können sie im gleichen Atemzug organisiert, komprimiert und transparenter gemacht werden. Ein Import in ein neues System wird durch ein bereinigtes Altsystem immens beschleunigt und ermöglicht damit einen erfolgreichen Start.
Wie bereite ich einen Systemwechsel vor?
Ein harter Schnitt von einem System in ein neues birgt leider sehr viel Fehlerpotential. Damit der Wechsel der Software optimal verläuft und um die gesteckten Ziele zu erreichen bedarf es genauer Planung. Empfohlen und auch von den meisten Unternehmen durchgeführt wird der etappenweise Systemwechsel. Das schrittweise Vorgehen lässt das eigene Unternehmen dynamischer und flexibler auf die Softwareveränderungen reagieren. Projekte, die noch im alten System angelegt sind und auch dort aktiv bearbeitet werden, sollten dort auch abgeschlossen werden. Fragen nach dem zeitlichen Ablauf sollten stets beantwortbar bleiben. Ein Datentransfer kann Datenverluste und -lücken mit sich tragen, wodurch die anfangs erhoffte Effizienz erst einmal gehemmt wird. Mit einem schrittweisen Wechsel gewährleistet sich ein Unternehmen über die gesamte Laufzeit eine bessere und schnellere Reaktion als bei einem harten Wechsel. Neue Projekte werden am besten direkt in das neue System eingepflegt und erhalten erst gar keinen Einzug in das Alte. Wie die Daten fachgerecht aufbereitet werden, ist vom IT-Anbieter abhängig. Experten vom Softwareanbieter können zur Unterstützung für den System- und Datentransfer zur Seite genommen werden. Wie der Wechsel auf ein neues ERP-System erfolgen kann, ist hier nachzulesen.
Innen hui außen pfui
Dieses Sprichwort ist andersherum bekannt, aber offenbart einen häufigen Fehler. Die Software ist neu und verspricht vieles, aber aufgrund mangelnder Voraussetzungen kann sie gar nicht korrekt angewendet werden. Um diesem Phänomen entgegenzuwirken, muss auch die Hardware im Idealfall auf dem neuesten Stand sein. Es nützt nichts die neueste Software zu haben, wenn diese nicht angewendet werden kann. Welchen Vorteil bringt denn die neueste Hardware? Mitarbeitende können schlichtweg effizienter arbeiten. Sie rupfen sich keine Haare aus, da keine ewigen Ladezeiten oder Fehlermeldungen auftreten. Welche Handys sich für den Baustelleneinsatz eignen, haben wir bereits in diesem Beitrag erklärt.
Mitarbeitende auf das neue System vorbereiten
Neue Software gekauft und dennoch bleiben die versprochenen Ergebnisse aus? Ein System ist nur so gut, wie seine Benutzer:innen. Diese sollten umfangreich für ein neu integriertes System geschult werden, damit die Anwendungen und Tricks sich schnell in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Einer der wichtigsten Punkte, welcher bei einem Systemwechsel nicht vergessen werden darf: Das Personal im gesamten Prozess mitführen! Ein Systemwechsel kann so ausgetüftelt sein, wie er nur sein könnte, aber das Personal muss stets eingebunden sein. Geschieht eine Einbindung nicht, kann das neue System seine Potentiale nicht entfalten. Gerade die KeyUser sind eine treibende Kraft. KeyUser sind im Changemanagement-Prozess die Personen, die den Systemwechsel durchführen und für einen ordnungsgemäßen Ablauf sorgen. Die klare Kommunikation mit der Belegschaft und die Anteilnahme dessen von Schritt 1 schafft die Basis der bestmöglichen Systemimplementierung. Dabei sollte das Personal Zeit für die Auseinandersetzung mit der neuen Software erhalten- insbesondere die KeyUser. Wie das geht? Es müssen Freiräume zwischen den betrieblichen Aufgaben geschaffen werden und damit keine zusätzliche Arbeitszeit generiert werden. Dieses Vorgehen erspart nicht nur viele Anschlussfragen, sondern stimmt die Belegschaft ebenfalls positiv.
Um viele Fragen vorwegzunehmen, bieten IT-Anbieter eine Einführung und enge Begleitung in die neue Systemlandschaft an. Damit kann das Unternehmen ab Implementierungstag agil sein und wird nebenbei intensiv gecoacht.
Aktuell bleiben
Neues System installiert, Mitarbeitende geschult und nach langer Zeit dann doch Probleme? Kaufsoftware veraltet und bedarf stetiger Aufmerksamkeit zur Erneuerung. Im Gegensatz dazu steht das Modell „Software as a Service“ (SaaS – hier mehr lesen). Damit bekommt das eigene Unternehmen stets den Zugang zur aktuellen Softwareversion und bleibt stets aktuell. Seminare und Schulungen ergänzen diese Softwareerneuerungen durch eine Vorbereitung der Belegschaft.
Mit kontrool bieten wir eine Plattform unter anderem für die Geräte- und Materialverwaltung. Durch die Kompatibilität mit allen gängigen ERP- und Buchhaltungssystemen und den Import über jegliche Formate sind wir bestens auf Ihren Systemwechsel vorbereitet. Lust kontrool näher kennen zu lernen? Dann geht es hier weiter!
