Ob das eigene Unternehmen eine Produktion hat oder lediglich Geräte und Material unterbringen muss – um ein Lager kommt es nicht herum. Was genau bedeuten Lagerhaltung und Lagerverwaltung? Welche Aufgaben und Arten hat die Lagerhaltung? Wie lautet die Definition von Lagermanagement? Und wo sind Lagerverwaltungssysteme sinnvoll? Wir nehmen uns dieser Fragen an und klären auf!
Wie lauten die Definitionen der Lagerhaltung und Lagerverwaltung?
Die Lagerhaltung befasst sich ausschließlich mit der Lagerung von Material und Geräten. Lagerung meint deshalb, dass der betriebliche Geräte- und Materialfluss gezielt unterbrochen wird und bewusst Lagerbestände gebildet werden. In der Logistik ist es das Lagern von Artikeln als Teildisziplin der Materialwirtschaft. Die Lagerverwaltung hingegen schließt nicht nur die Lagerhaltung mit ein, sondern ebenso die Überwachung, Organisation und Steuerung aller Prozesse der Lagerlogistik. Also umfasst jegliche Aufgaben, die man sich unter Lagerlogistik vorstellen kann. Wer eine ausgezeichnete Lagerverwaltung hat, hat ebenso ein effektives Lagermanagement. Aber später mehr dazu!
Gibt es unterschiedliche Arten der Lagerhaltung?
Kein Lager gleicht dem Anderem und so gibt es selbstverständlich diverse Arten und Unterarten der Lagerhaltung. Das Lagermanagement ist so individuell wie das eigene Unternehmen. Verschiedene Lagerarten haben verschiedene Merkmale. Was das meint? Nehmen wir zuerst die Lagerung nach Güterart. Die Artikel sind sortiert nach Konsistenz, Materialart, Gewicht oder Volumen. In spezifischen Fällen sogar nach Gefährlichkeit. Diese Lagerart ergibt aber nicht in jedem Lager und Unternehmen Sinn. Die Betriebsart könnte ebenfalls eine wichtige Rolle in der Art des Lagers spielen. In einem Industriebetrieb würden sich Abgrenzungen zwischen dem Vorratslager, mit dem Roh- und Betriebsstofflager, dem Zwischenlager und dem Fertigwarenlager anbieten. Bei dem Einzelhandel wäre lediglich ein Lager sinnvoll – das Verkaufslager. Neben der zentralen Lagerhaltung können natürliche auch dezentrale Lager in Betracht gezogen werden, um mehr Flexibilität und kürzere Lieferzeiten einhalten zu können.
Natürlich sollen all diese Dinge keine Zwänge sein, in die man sich begeben muss. Eine moderne Lagerhaltung lässt sich immer nach den betrieblichen Ansprüchen gestalten und sollte nicht als ein starres Konstrukt gesehen werden. Im besten Fall agiert ein Lager bedarfsgerecht und flexibel auf aufkommende Aufgaben. Hauptziele der Lagerhaltung sind die Erfüllung betrieblicher und wirtschaftlicher Interessen. Daher sollte der Anspruch bestehen die Lagerhaltung stets zu optimieren.
Welche Funktionen und Aufgaben hat die Lagerhaltung?
Die Funktionen und Aufgaben der Lagerhaltung können sich je nach Betriebs- und Lagerart unterscheiden. Das Bereitstellen und Anhäufen von Material und Geräte mag zwar der ersichtlichste Sinn eines Lagers sein, aber darüber hinaus gibt es noch mehr. Wie genau diese unterschiedlichen Funktionen und Aufgaben der Lagerhaltung aussehen und warum sie wichtig für jegliche Prozesse im Unternehmen sind, möchten wir gerne näher erläutern.
Die Sicherheit der Produktion - die Sicherungsfunktion
Einer der wichtigsten Funktionen der Lagerhaltung ist die Sicherungsfunktion. Wer zuhause ein gut gefülltes Vorratslager besitzt, dem sollte die Sicherungsfunktion durchaus bekannt sein. Möchte man ein Spaghetti Bolognese kochen, wäre es unfassbar ärgerlich, wenn (passierte) Tomaten fehlen würden. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen sinnvoll ein Lager zu führen. Durch einen aktuellen Bestand wird die Produktion oder Auslieferung gewährleistet. Diese Puffermengen zahlen sich dann aus, wenn es möglicherweise saisonal oder durch Materialknappheit zu Lieferengpässen kommt.
Viel hilft viel – die Überbrückungsfunktion
In manchen Fällen können Artikel oder Waren nur in größeren Mengen bestellt werden. Dabei wird nur ein Bruchteil dessen benötigt, was eigentlich bestellt worden ist. Ein Zwischenlager ist dann doch die optimale Lösung. Ein kleines Beispiel stellen Kugelschreiber dar. Das unternehmenseigene Logo draufgedruckt und am besten in jedem Büro. Aber es müssen mindestens 300 bestellt werden. Da lohnt es doch gerade für kleinere Betriebe ein Regalplatz für die (noch) überschüssigen Kugelschreiber freizumachen.
Das kann noch ein bisschen liegen bleiben - Die Veredlungsfunktion
Guter Whisky und Wein muss reifen, bis er genossen werden kann. Bei Holz ist dies nicht anders. Der Lagerplatz muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Weder direkte Sonneneinstrahlung noch Regen sollten das Holz erreichen. Ist der Untergrund feucht, nimmt das Holz wiederum Schäden. Abstände, damit das Holz arbeiten und atmen kann, sollten ebenso eingehalten werden. Also bekommt das Unternehmen frisches Holz aus dem Sägewerk und muss dieses fachgerecht lagern, damit das Holz später guten Gewissens verwertet werden kann. Somit ist die Veredlungsfunktion Teil von verschiedensten Branchen.
Verpackt und etikettiert – Die Umformungsfunktion
Gerade bei Handelsunternehmen findet diese Funktion einen wesentlichen Anteil in den Lagerarbeiten. Die Etikettierung und Umfüllung in Verpackungen, bereiten die Ware auf den Verkauf oder Versand vor. Ebenso wird nicht benötigte Ware aussortiert.
Warum liegt denn hier so viel Holz? – Die Spekulationsfunktion
Holz muss nicht nur gut gelagert werden, sondern ist in den letzten Jahren im Preis unfassbar gestiegen. Es war kein seltener Anblick, dass plötzlich Auflieger auf dem Betriebsgelände standen, die randvoll mit Holz gefüllt waren. Wer den Trend der Preissteigerung voraussehen konnte, hat sich dadurch Unmengen an Kosten ersparen können. Genau für solche Fälle steht ein Lager ebenso zu Verfügung. Ob nun durch Materialknappheit oder Rabatte kann ein Lager enorme Kosten einsparen. Die Spekulationsaufgabe bzw. -funktion scheint zunächst keine der Funktionen der Lagerhaltung zu sein, doch erweist sich bei guter Voraussicht als sehr nützlich.
Welche Kosten werden durch die Lagerhaltung verursacht?
Das Lager ist der zentrale Wende- und Angelpunkt eines Unternehmens. Artikel werden hier gelagert, bearbeitet und organisiert. Je besser organisiert das Lager ist, desto geringer fallen die Kosten an. Was sind die typischen Kosten, die entstehen? Fixkosten stellen Miete, Energie und das Lagerpersonal dar. Versicherungen, Ausschusswaren, Transportkosten oder gebundene Ware gesellen sich als variable Kosten gerne hinzu. Gemeinkosten – Kosten, die sich auf verschiedene Bereiche aufteilen – sind ebenso wenig zu vergessen.
Nicht jedes System hat System – die unterschiedlichen Lagerplatzsysteme
In einem Lager kann es schnell mal zu Problemen kommen. Dabei sind Chaos und Unordnung doch so unerwünscht und bringen nur weitere Probleme mit sich. Mit transparenten und gut strukturierten Systemen können Fehler minimiert werden. Aber welche Systeme gibt es da überhaupt?
Die systematische Lagerplatzordnung – Das Festplatzsystem
Beim Festplatzsystem erhält jeder Artikel im Lager einen spezifisch für ihn zugeordneten Lagerplatz. Dieser Lagerplatz kann von keinem anderen Artikel belegt werden. Größter Vorteil hierbei ist die einfache Ansteuerung des gewünschten Artikels. Lagermitarbeiter wissen, wo sich die einzelnen Objekte befinden und können diese schnell bereitstellen. Knackpunkt ist dabei der niedrige Raumnutzungsgrad.
Die chaotische Lagerhaltung
Dass das Wort Chaos eine durchaus positive Anerkennung bekommt, verdankt es der chaotischen oder auch dynamischen Lagerhaltung. Vorteile der chaotischen Lagerhaltung sind die hohe Flexibilität und der hohe Raum- und Zeitnutzungsgrad. Es bedarf aber eines Lagerverwaltungsprogramms. Und kommt es zu einem Software-Ausfall, kann dies schnell mal zu einem größeren Problem werden. Abhilfe dabei bieten cloudbasierte Softwares, die solche Probleme ausbremsen. Interesse an der chaotischen Lagerhaltung?
Was beinhaltet die Definition der Lagerverwaltung?
Die Lagerverwaltung beinhaltet alle Prozesse der Lagerlogistik. Lager und Logistik sind zwei unzertrennlich miteinander verbundene Begriffe. Neben der Überwachung der eigenen Bestände, werden jegliche Transporte innerhalb des Lagers aufgezeichnet und ausgewertet. Der Einzug von EDV und Rechnern hatte eine große Bedeutung für die Lagerverwaltung. Karteikästen mussten nicht länger abgearbeitet werden, um einen Lagerplatz ausfindig zu machen oder das Lager zu pflegen. Technologie hat einige Vorteile.
Welche Aufgaben hat die Lagerverwaltung denn nun?
In einer funktionierenden Lagerverwaltung gibt es 5 Hauptaufgaben:
Wareneingang: Neue Artikel müssen zeit- und bedarfsgerecht in das Lagerverwaltungssystem (LVS) eingepflegt und danach in ein passendes Regalfach eingelagert werden
Warenausgang: Müssen Material und Geräte ausgelagert oder zu einer bestimmten Baustelle befördert werden, so wird dies ebenso durch die Lagerverwaltung geregelt.
Kommissionierung: Neben der Koordinierung der Warenausgänge, können Material und Geräte auch zu einer Kommissionierfläche innerhalb des Betriebs versetzt werden. Ab dort erfolgt der später folgende Transport.
Versand: Zum Warenausgang und der Kommissionierung gesellt sich der Versand. Artikel, die einen anderen Einsatz- oder Lagerort erhalten oder unter Umständen verkauft werden, werden ebenso über die Lagerverwaltung koordiniert.
Inventur: Es wäre unangenehm, wenn Lagerbestände nicht mehr korrekt hinterlegt sind. Daher zählt die Inventur im Lager als eine nicht wegzudenkende und enorm wichtige Aufgabe eines jeden Unternehmens und daher auch einer jeden Lagerverwaltung.
Wie intensiv und umfangreich sich diese Aufgaben daraus gestalten, richtet sich nach den Anforderungen des Lagers und Unternehmens. Bei starkem Material- und Gerätefluss und dem Einsatz auf Baustellen, begrenzt sich die Inventur auf das Nötigste, da die Artikel bei jedem Ein- und Ausgang ermittelt und eingebettet werden.
Unerlässlich für das Lager – Definition des Lagerverwaltungssystems
Die Verwaltung von Lagermengen, Lagerorten und die Relationen dieser sind die Kernfunktionen des Lagerverwaltungssystems. Bewegungen im Lager werden mit dem Einsatz dieser Software abgebildet. Es gibt zwei unterschiedliche Arten eine LVS. Das erste ist das reine Lagerverwaltungssystem, welches eine in sich geschlossene Software ist. Nur durch viel Aufwand lassen sich die Daten daraus auf andere Software übertragen. Die zweite LVS ist das integrierte Lagerverwaltungssystem. Dieses ist in ein Warenwirtschaftssystem (Warehouse Management System) eingepflegt und alle relevanten Daten können durch andere Benutzer im gesamten Unternehmen eingesehen und weiterverarbeitet werden. Welche Nachteile und Vorteile bieten Lagerverwaltungssysteme?
Welche Unterschiede gibt es zwischen einem reinen Lagerverwaltungssystem und einem integriertem Lagerverwaltungssystem?
Ein reines Lagerverwaltungssystem ist ein in sich geschlossenes Softwaresystem. Die Nutzung mit anderen Softwareprogrammen in der Organisation ist nur über technische Schnittstellen möglich. Ein integriertes Lagerverwaltungssystem wird in ein Warenwirtschaftssystem eingebunden. Alle in den Lageränderungen und -beständen erhobenen Daten werden von anderen Benutzern in anderen Abteilungen für die zukünftige Verarbeitung verwendet. Ob sich ein Unternehmen für ein reines oder integriertes Lagerverwaltungssystem entscheidet, ist abhängig von der Unternehmensgröße und den Aufgabenvielfalt im Lager und der Planung.
Welche Vorteile hat ein Lagerverwaltungssystem?
Die Nutzung eines LVS Systems ist in mehreren Punkten sehr sinnvoll. Anhand der bereitgestellten Daten hinsichtlich der Bestände und des Materialflusses können Bestände minimiert werden. Das im Lager gebundene Kapital reduziert sich. Gleichzeitig weist ein Lagerverwaltungssystem (bzw. Warenwirtschaftssystem | Warehouse Management System) darauf hin, dass sich bestimmte Bestände dem Minimum nähern und somit keine Lieferengpässe entstehen. Die Datenerfassung verläuft digital, transparent und schnell. Blättersammlungen sind Schnee von gestern und die Daten aus dem Lager können transparenter eingesehen und verwaltet werden. Die Lagerorganisation profitiert immens durch den Einsatz einer geeigneten Software. Die Ausstattung des Lagerpersonals beflügelt diesen Prozess noch einmal mehr. Kommissionierung und Bereitstellung erfolgen schneller und werden direkt in der Datenbank erfasst. Dadurch, dass die Daten unmittelbar eingespielt werden, kann das Büropersonal und auch die Chefetage auf diese Daten zugreifen – Transparenz im Unternehmen! Das Personal kann zusätzlich digitale Berechtigung durch die Führungsetage erhalten. Dabei wird die Datensicherheit in keinem Fall außer Acht gelassen. Die gesammelten Daten können softwareintern auch schnell ausgewertet werden. Dynamische Prozesse können schlichtweg nicht durch eine Excel-Liste wiedergegeben werden. Anlegen von Excel-Kalkulationen sind dadurch nicht mehr notwendig und ermöglichen stressfreie Betriebsabläufe. Immer den aktuellen Lagerbestand vorhanden und dadurch jederzeit Entscheidungen treffen - durch ein umfangreiches Warehouse Management System!
Hat ein Lagerverwaltungssystem auch Nachteile?
Der Einsatz eines LVS erzeugt Kosten. Da Software und gegebenenfalls Hardware, wie Handscanner, angeschafft werden müssen. Dabei kann Software-as-a-Service (Saas) eine Abhilfe schaffen. Die Kosten können Unternehmen jährlich über Betriebsausgaben absetzen. Schafft man sich lediglich eine Lizenz an, kann man diese erst nach 3 bis 5 Jahren abschreiben. Ein weiterer Nachteil stellt die Schulung des Personals dar. Es benötigt Zeit und Geduld, bis die Software verstanden und perfekt angewandt werden kann. Aber der Nutzen überwiegt hier doch stark.
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