Bei der Einführung eines ERP Systems ist das gesamte Unternehmen im Umbruch. Es kann eine sehr stressige Zeit und vor allem ein langwieriges Projekt für ein Unternehmen sein. Wir erklären, was ein ERP System ist und wie eine strukturierte und erfolgreiche Softwareeinführung funktionieren kann.
Was versteht man unter einem ERP-System?
ERP-Systeme sind für Unternehmen jeder Größe unverzichtbar. Sie bieten einen zentralen Ort für alle Informationen und ermöglichen es Unternehmen, ihre Abläufe effizient zu verwalten. Der Begriff Enterprise Resource Planning (ERP) bezieht sich auf eine Gruppe computergestützter Anwendungen, die zur Unterstützung von Managementfunktionen innerhalb von Organisationen entwickelt wurden. Diese Anwendungen umfassen Buchhaltung, Personalwesen, Fertigung, Bestandskontrolle, Einkauf, Verkauf und andere Bereiche. Wie intensiv ERP-Systeme genutzt werden ist abhängig von den individuellen Anforderungen der Nutzer:innen im gesamten Unternehmen.
In den jeweiligen Branchen umfasst ein ERP-System weitere Anwendungen, um branchenspezifische Anforderungen bedienen zu können. In der Baubranche unterscheiden wir ERP-System in einen kaufmännischen und bautechnischen Teil. Wobei Unternehmen sich entscheiden können, ob die unterschiedlichen Teile von einem oder unterschiedlichen Anbietern eingesetzt werden sollen.
Es gibt verschiedene Arten von ERP-Systemen, jedes mit seinen eigenen Stärken und Schwächen. Die Wahl des richtigen Systems für Unternehmen erfordert sorgfältige Überlegungen. Dieser Beitrag enthält einige wichtige Überlegungen, die bei der Auswahl der richtigen ERP-Lösung helfen sollen.
Wie wird das richtige ERP System für ein Unternehmen ausgewählt?
Mit dieser Frage startet die digitale Transformation im gesamten Unternehmen. Damit mit der neuen ERP Software der gewünschte Erfolg erzielt wird, dürfen neben den Funktionen und den Kosten vor allem die Mitarbeiter:innen nicht Außen vor gelassen werden. Ob nun mittelständische Unternehmen oder kleinere Unternehmen - ein ERP System sollte weise ausgewählt und implementiert werden.
Wie wird ein Anforderungskatalog für die Bewertung der Anbieter erstellt?
Bereits kleinere Unternehmen können von dem Einsatz einer ERP Software profitieren. Indem die Informationen nicht mehr in individuellen Softwarelösungen in den einzelnen Abteilungen verwaltet werden, sondern auf einer zentralen Plattform auf die alle Beteiligten Zugriff haben. Zunächst muss definiert werden, in welchen einzelnen Abteilungen das ERP-System die Arbeitsabläufe unterstützen soll. Schon der Zugriff auf grundlegende Funktionen kann für kleinere Unternehmen im Arbeitsalltag einen merkbaren Unterschied erzeugen. Mit großer Wahrscheinlichkeit ist das Ergebnis, dass das gesamte Unternehmen mit dem ERP-System arbeitet. Falls nicht, hilft die Fragestellung: An wie vielen Stellen aktuell Adressdaten verwaltet werden?
Um eine qualifizierte Anbieterauswahl später treffen zu können, ist der erste Schritt das Zusammentragen der individuellen Anforderungen der einzelnen Abteilungen. Auch kleinere Unternehmen sollten sich einen Anforderungskatalog anfertigen, da hier sonst ein Griff ins Blaue erfolgt. Dabei muss bei der Definition das Augenmerk auf die aktuellen Arbeitsabläufe und nicht auf die derzeitige oder die bereits ins Auge gefasste ERP Software sein. Nur so kann sichergestellt werden, dass die aktuellen Anforderungen neutral zusammengestellt sind. Hier liegt der Teufel im Detail aus diesem Grund darf der Detaillierungsgrad der Anforderungen nicht unterschätzt werden. Je konkreter die definierten Anforderungen beschrieben sind, desto besser können im nächsten Schritt die einzelnen Anbieter bewerten und letztendlich die ideale Lösung ausgewählt werden.
Am Ende werden die definierten Anforderungen zu einem Anforderungskatalog des gesamten Unternehmens zusammengefasst. Das Ergebnis ist das wichtigste Werkzeug für die engere ERP Software Auswahl.
Unser tabya insight: Die Anforderungen der IT Abteilung müssen auch im Anforderungskatalog enthalten sein.
Der Erstkontakt mit den Anbietern und der Software
Nachdem die Anforderungen definiert wurden, ist es an der Zeit, einen oder mehrere Anbieter für ein konkreteres Auswahlgespräch auszuwählen. In der Regel startet diese Phase mit einer Grobauswahl anhand der Branche und Unternehmensgröße. So wird sichergestellt, dass im späteren Betrieb nicht zu viele individuelle Anpassungen auf das Unternehmen zukommen.
Jetzt liegt sowohl die Liste der definierten Anforderungen als auch eine Liste der potentiellen Anbieter vor. Je nach Unternehmensgröße können die Anforderungen im Rahmen von selbstorganisierten Testphasen oder Anbieterpräsentationen mit den Fähigkeiten der einzelnen ERP Software gegenübergestellt werden. Bei der Bewertung muss jeder einzelne Unternehmensbereich mit einbezogen werden. Nur so wird der Grundstein für eine größtmögliche Akzeptanz in der Belegschaft gelegt.
Egal, ob kleines oder ein mittelständisches Unternehmen, der Anbieter möchte seine ERP Software verkaufen. Aus diesem Grund ist es ratsam sich immer ein eigenes, unabhängiges Bild von den einzelnen Anbietern zu machen. Das braucht genügend Zeit und wenn eventuell auch eine Verlängerung der Testphase oder eine weitere Präsentation durch den Anbieter. Erst wenn die Mitarbeiter alles Verstanden haben, sollte der Anbieter bewertet werden.
Unser tabya insight: Befreundete Unternehmen haben bereits Erfahrung mit den einzelnen ERP Software Anbietern. Denn neben der Erfüllung der fachlichen Anforderungen sind die Erfahrungen mit dem Support oder die Umsetzungsbereitschaft für zusätzliche Funktionen ebenfalls wichtige Faktoren, die mit in die Auswahl fließen müssen.
Was sind die vier häufigsten Gründe für das Scheitern bei der Einführung einer ERP Software?
Jede Softwareeinführung bedeutet Veränderung. Übrigens auch, wenn die neue Software die Arbeitsabläufe 1:1 unterstützt. Da der Mensch grundsätzlich Veränderungen scheut, sollte die ganze Firma ab dem ersten Tag im Prozess einbezogen werden. Die Kommunikation des Warum und des Wie sollte so früh wie möglich stattfinden und Beteiligungsmöglichkeiten von interessierten Personen geschaffen werden. Jede Person, die sich freiwillig beteiligt, ist später der größte Fürsprecher im Unternehmen.
Die zuständigen Mitarbeiter dürfen neben Ihrer 40 Stunden Wochen, die ERP Software einführen. Der Effekt, die Einführungszeit wird unnötig verlängert und die externen Kosten erhöhen sich.
Eine Software Auswahl und deren Einführung gehört nicht zum Tagesgeschäft der meisten Unternehmen und somit nicht zur Kernkompetenz. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen für das Vorhaben externe Unterstützung holen.
Nicht immer ist das bestehen auf individuellen Funktionen betriebswirtschaftlich ratsam. Stattdessen sollten möglichst die bestehenden Funktionen und Workflows der ausgewählten ERP Software genutzt werden.
Unser tabya insight: Stammdaten im Bestandssystem bereinigen, bevor diese ins neue System überführt werden. So ist eine Dokumentation sichergestellt und die Mitarbeiter:innen kennen sich im Bestandssystem aktuell noch am Besten aus. In die neue ERP Software werden dadurch direkt qualitativ hochwertigen Daten überführt.
Fazit
Besonders wichtig ist die Gestaltung des Veränderungsprozesses, indem die Mitarbeitenden von Anfang an beteiligt werden und der Fokus nicht rein auf Funktionen und Software liegt. Denn der Wechsel ist in der Regel die einmalige Chance für die nächsten 5 - 10 Jahre die Abläufe im gesamten Unternehmen zu optimieren und zukunftsweisend aufzustellen.
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